ما أهمية تنظيم الوقت

قال الإمام الشافعي .. رحمه الله

يخاطبني السفيه بكل قبـح........... فأكـره أن أكون له مجيبا
يزيد ســفاهة فأزيد حلـما............كعود زاده الإحراق طـيبا

* * *
إذا نطق السفيه فلا تجبـه............فخير من إجابته السكوت
فإن كلَمتــــه فرَجت عنـه............وإن خليتـه كمـداً يمـــوت

* * *

وقيل: لا تجادل الأحمـق .. فقد يخطيء الناس في التفريق بينكما.

* * *

وما من كاتب إلا سيفنـى...........ويُبقى الدهـر ما كتبت يداه

فلا تكتب بكفك غير شيء..........يسـرك في القيامة أن تراه

* * *


الثلاثاء,أيار 15, 2007

ما هية تنظيم الوقت...أين يذهب وقتنا؟...2/6

استعرضنا في الإدراج الأول
كيف ينظر الناس للوقت؟.. وما هو مفهوم الإسلام للوقت؟" أتمنى لو كان اليوم 36 ساعة بدلا من 24 ساعة".1/6

ونتابع اليوم الإدراج الثاني:

ما هية تنظيم الوقت:

كثيرا ما تمر علينا كلمات مثل "نظم وقتك حتى تنجح" لا بد من تنظيم وقتنا لننجز هذا العمل" "إنه يجيد فن إدارة الوقت" وكأنما الوقت شيء بين أيدينا نستطيع أن نتحكم به وفي الحقيقة هذا الاصطلاح "تنظيم الوقت" هو اصطلاح تعارف عليه الناس ولا يعني حقيقة أننا بمقدرتنا تنظيم أو إدارة الوقت. فلا يوجد إنسان يستطيع التحكم بالوقت كأن يوقف الدقائق عن الغد أو يرجع ثواني مضت من عمره. إن فن إدارة الوقت هو في الحقيقة فن إدارة الأعمال والأحداث المرتبطة بالوقت الذي لا يتوقف. فإذا كنت تحسن التحكم بأعمال وأحداث حياتك فأنت تدير وقتك بنجاح والعكس صحيح. وفي هذه الوريقات سنحاول أن نلقي الضوء على النمط الذي تسير عليه في قضاء وقتك ومن ثم كيف يمكنك إحداث تغيير في هذا النمط بتعزيز نقاط القوة وتقليل نقاط الضعف.

أين يذهب وقتنا؟

يتساوى كل الناس على اختلاف أجناسهم وأقيامهم في المقدار الذي ينالونه من الوقت فهناك بالتمام 24 ساعة في اليوم، و 168 ساعة في الأسبوع، و 8736 ساعة في السنة لا أكثر ولا أقل. كما أوضحنا سابقا إدارة الوقت هي عملية إدارة الأحداث التي تنتج في فترة 168 ساعة في الأسبوع.

قد يوهمنا هذا العدد (168) أن هناك وقت كثير لقضائه بينما لو جمعت الوقت الذي تستغرقه في قضاء المهمات التي يتوجب عليك قضائها أو التي تود فعلها فإن هذا الرقم لا يكون كافيا. فمثلا لو قسمنا الوقت حسب الأنشطة اليومية التي نعملها نجد التالي:

النشاط ساعات الأسبوع

الصلاة (2.5 ساعة يوميا) 17,5

الأكل (2 ساعة يوميا) 14

النوم (7 ساعات يوميا) 49

اللبس (ساعة يوميا) 7

المواصلات (ساعة يوميا) 7

94,5

العمل أو الدراسة ومقتضياتها 43

متطلبات العائلة

هوايات

الترفيه 30,50

وقت حــــر

المجموع 168

وكما نرى فإننا محددين بهذا الحد من الساعات والتي لن تتجاوز في مجموعها المائة وثمان وستين ساعة في الأسبوع. وحتى نستطيع أن نحدث تغييرا في عاداتنا الحالية لاستخدام الوقت لا بد من أن يعرف كل منا (أين يذهب وقتنا) ؟ والي كثيرا ما نغفل أم الاهتمام به في غمرة الانشغال بالعمل اليومي. فإذا كنت جادا في إحداث تغيير مثل هذا أو تعلم أنك لم تحسن استغلال وقتك بالصورة التي تطمح لها كان لا بد أن تقوم بجرد تفصيلي لتعرف كيف تصرف وقتك حاليا حتى يتبين لك بوضوح ما إذا كنت مستغلا لوقتك بشكل طيب أم لا . كل الذي يتوجب عليك عمله هو أن تقوم بنسخ الجدول ( ) إلى سبع نسخ (أو عدد الأيام التي تود فحص مدى استغلالك لوقتك فيها) ثم تبدأ في تعبئتها يوميا متبعا التعليمات التالية:

1- عند تعبئتك للجدول، ضعه في مكان قريب منك (وليكن إلى جوار فراشك) مسجلا الأنشطة الثابتة التي تعلم أن ستقوم بعملها غدا وعند الصباح خذ معك الجدول وسجل أي نشاط تقوم به لم يسبق أن سجلته وذلك بعد فراغك منه مباشرة.

2- سجل أي تعديلات على الأنشطة المكتوبة مسبقا في خانة (ملاحظات). مثلا: كان من المفروض أن تجري اتصالا هاتفيا من الساعة السابعة وحتى الثامنة ولكن الهاتف كان مشغولا، فتكتب مشغول ومن ثم تكتب في خانة (النشاط البديل) ماذا عملت من الساعة السابعة إلى الثامنة بديلا عن المكالمة الهاتفية.

3- أيضا في خانة (ملاحظات) سجل ما إذا تم تفويض أحد ليقوم بالنشاط بدلا عنك، أو ما إذا تم إلغاء النشاط ولماذا. سجل أيضا ملاحظاتك الأخرى عن النشاط نفسه كأن تكتب مثلا يفضل المرات القادمة أن أسأل محمد عن مقترحاته، أو من الأفضل أن ينفذ هذا العمل في عطلة الأسبوع، أو المحلات تغلق بعد الحادية عشرة والنصف صباحا … وهكذا.

4- في خانة نوعية النشاط ضع علامة في الخانة التي ترى أنها تصف النشاط الذي قمت به في ذلك الوقت. وقد وضعت الرموز كالتالي:

ع = عبادة، أ = أكل، ن = نوم، ل = لبس، م = مواصلات، ه = هواتف، ك = كتابة، ت = تلفزيون. وقد تركن لك أربع خانات لتملأها بأي نشاط إضافي.

5- في خانة (مدى الأهمية) ضع إشارة عند الأحرف التالية بحسب ما تراه مناسبا:

أ – مهم وعاجل. ب – مهم وليس عاجل. ج – عاجل وليس مهم. د – روتيني ومضيعة للوقت.

هذه الخانة يفضل أن تتم تعبئتها عند النوم أي عند انتهاء الأنشطة جميعها.

6- عند انتهاء الأسبوع (أو الفترة التي قمت بجرد وقتك فيها)، قم بجمع الساعات وقيمتها حسب كل تصنيف (صلاة، نوم، عمل، … إلخ) ثم ادرس النتائج من زاوية نقدية. هل حقا كان وقتك مستغلا بالصورة المطلوبة؟ أم أنه كانت هناك فجوات؟ وما حجم هذه الفجوات؟ هل طغى وقت النوم على وقت العمل؟ هل هناك خلل في مواعيد الصلوات؟ وما هي الأنشطة التي كنت تعتقد أنها مهمة ثم تبدى لك عكس ذلك؟ … وهلم جرا.

تأكد أنه لا بد من عمل هذا الجرد قبل أن تبدأ جديا في عملية تنظيم وقتك حتى تتعرف على نفسك وكيف تستغل وقتك؟ وإلا فقد تبدأ في تنظيم وقتك بتنظيم أنشطة هي في الحقيقة مضيعة للوقت لا أكثر، ولن تتعرف عليها تماما حتى تجري مثل هذا الجرد. إن مجرد معرفة أين يذهب وقتك وكم من الوقت تحتاجه لإنجاز الأعمال يعطيك قوة للتغيير وهذا الجرد هو المقياس لحجم التغيير الذي ستجريه، فمثلا تجد أنك تقضي ساعتين لإجراء مكالمات هاتفية يوميا، أو الرد عليها ومن ثم لا بد من توفير على الأقل ساعة لقضاء أعمال أخرى فنجد مثلا أنه من المتوجب إحالة بعض المكالمات على غيرك أو شراء جهاز لتسجيل المكالمات حتى يتسنى لك الرد على المكالمات المهمة في وقت لاحق … وهكذا.